4.4.2.1 Modul 4 – Tabellenkalkulation
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Autoren: Andrea Gaal, Gerhard Jaworek
Gestaltung:Susanne Schneider
Datum: 28.01.2010
Copyright:Copyright © 2010 KIT - Studienzentrum für Sehgeschädigte
Inhalte:
• Grundlegendes Verständnis einer Tabellenkalkulation
• Erzeugen und Bearbeiten von Tabellenblättern und Arbeitsmappen
• Umgang mit mathematischen Formeln und Funktionen
• Anwenden von Formeln auf Tabellen
• Bedingte Ausgabe: Vergleiche, Wenn-Dann Beziehung
• Formatierung und Darstellung der Zellinhalte
• Erstellen und Formatieren von Diagrammen
• Seitengestaltung und Ausdruck
Verwenden von Calc
Das verwendete Tabellenkalkulationsprogramm ist OpenOffice „Calc“.
Starten und Beenden des Tabellenkalkulationsprogramms
Unter ANWENDUNGEN–BÜRO finden Sie die OpenOffice.org Tabellenkalkulation. Aktivieren Sie diesen Menüpunkt, so öffnet sich OpenOffice.org Calc mit einem leeren Tabellenblatt. Wählen Sie im Dateibrowser „Nautilus“ ein Dokument mit der Endung „.ods“ aus, so öffnet sich Calc mit dem ausgewählten Dokument. Beendet wird Calc mit (Alt+F4) oder über das Dateimenü.
Wurden Änderungen am Dokument nicht gespeichert, so wird automatisch nachgefragt („Speichern unter“-Dialog). Innerhalb Calc können vorhandene Dokumente über DATEI–ÖFFNEN (Strg+o) geöffnet werden (Dialog mit Verzeichnis- und Dateiauswahl).
Tabellenblätter
Zellen, Zeilen und Spalten
Nach dem Öffnen befindet sich der Cursor in der Tabellenzelle A1.Jede Tabellenzeile wird numerisch benannt; das bedeutet die 1 = Zeile1, 10 = Zeile10 ...
Die Spalten weden mit Buchstaben bezeichnet. A = Spalte1 (erste Spalte links), Z = Spalte26 ...
Werden mehr als 26 Spalten benötigt, wird ein A vorangestellt und die Benennung beginnt von vorne: AA, AB, AC, AD ...
Durch diese Kombination von Buchstaben und Ziffern hat jede Zelle ihre genaue Position und Bennenung innerhalb der Tabelle.
In Tabellen navigieren
Mit den Pfeiltasten links und rechts springen Sie innerhalb einer Zeile von Spalte zu Spalte.
Mit Pfeil hoch und runter navigieren Sie innerhalb einer Spalte zeilenweise auf und ab.
Mit (Strg+Pfeil hoch) gelangen Sie zur ersten beschriebenen Zelle der aktuellen Spalte.
Mit (Strg+Pfeil runter) gelangen Sie zur letzten beschriebenen Zelle der aktuellen Spalte.
Mit (Strg+Pfeil links) gelangen Sie zur ersten beschriebenen Zelle der aktuellen Zeile.
Mit (Strg+Pfeil rechts) gelangen Sie zur letzten beschriebenen Zelle der aktuellen Zeile.
Manchmal kommt es vor, dass Sie beim Navigieren Zellen überspringen. Dies liegt daran, dass - zur übersichtlichen Darstellung - Zellen zu größeren Einheiten verbunden sein können. Eine Zelle zieht sich dann zum Beispiel über 3 Spalten hinweg.
Direktes Ansteuern von Zellen:
Calc stellt zur Schnellnavigation einen Navigator zur Verfügung. Sie erreichen ihn entweder über das Menü BEARBEITEN-NAVIGATOR oder wechseln mit (F5) zwischen Tabellenansicht und Navigator.
Mit (Tab) erreichen Sie im Navigator zwei kombinierte Eingabefelder zur Eingabe der gewünschten Zeile und Spalte. (Enter) wechselt zurück zur Tabellenansicht. Der Cursor steht nun auf der gewünschten Zelle.
Zwischen Tabellenblättern wechseln
Calc verwaltet alle Tabellenblätter, die zu einem Projekt gehören in einer Arbeitsmappe. Standardmäßig stehen beim Öffenen von Calc 3 Tabellenblätter, Tabelle 1-3, zur Verfügung. Sollten Sie nur ein Tabellenblatt benötigen, können Sie dies ignorieren.
Benötigen Sie mehrere Tabellenblätter, können Sie zu Tabelle 2 oder 3 wechseln sowie neue Tabellenblätter einfügen.
Es empfiehlt sich, die Tabellenblätter so umzubenennen, dass aus dem Namen des Tabellenblattes der Inhalt hervorgeht.
Zwischen Tabellenblättern navigieren Sie mit (Strg+Bild hoch+runter).
Hilfefunktionen
(F1) ruft die OpenOffice.org Hilfe auf.Sie besteht aus mehreren Registerkarten: „Inhalte“, „Index“, „Suchen“ und „Lesezeichen“. So haben Sie die Möglichkeit über die Listenauswahl bzw. über die Suchseite Hilfe zu erhalten. Zum Hilfetext wechseln Sie mit (Alt+Feststelltaste+i). Diese Tastenkombination steht nur unter SUE zur Verfügung und macht derzeit noch Probleme.
Bearbeiten von Tabellen
Zahl, Datum bzw. Text in eine Zelle eingeben
Bevor Sie Daten in eine Tabelle eingeben, müssen Sie sich darüber klar werden, um welche Art von Daten es sich handelt, z. B. Zahlen, Datumsangaben, Währungen etc.. Text bzw. Ziffern können direkt in die fokusierte Zelle eingegeben werden.
Markieren von Zellen, Zeilen und Spalten
Zellen
Mit (Shift+Pfeil hoch/runter) markieren Sie Zellen innerhalb einer Spalte.
Mit (Shift+Pfeil links/rechts) markieren Sie Zellen innerhalb einer Zeile.
Markieren Sie zunächst Zellen innerhalb einer Spalte und direkt anschließend Zellen innerhalb einer Zeile, so wird immer der gesamte Block ergänzt.
Beispiel: Markieren Sie die Zellen A1-A3 und direkt anschließend die Zelle B3, so werden die Zellen B1 und B2 automatisch mit markiert.
Zeilen
Mit (Shift+Ende) wird die Zeile beginnend mit der aktuellen Zelle bis zum Zeilenende (letzte beschriebene Zelle) markiert. Möchten Sie die gesamte Zeile markieren, müssen Sie den Cursor in die Zelle der ersten Spalte (A) setzen.
Mit (Shift+Pos1) wird die Zeile beginnend mit der aktuellen Zelle bis zum Zeilenanfang (SpalteA) markiert.
Spalten
Mit (Strg+Shift+Pfeil runter) wird die Spalte beginnend mit der aktuellen Zelle bis zum Spaltenende (letzte beschriebene Zelle) markiert.Soll die gesamte Spalte markiert werden, müssen Sie sich in die Zelle der ersten Zeile begeben.
Mit (Strg+Shift+Pfeil hoch) wird die Spalte beginnend mit der aktuellen Zelle bis zum Spaltenanfang (Zeile1) markiert.
Mit (Strg+Umschalt+Pos1) gelangen Sie zur linken oberen Ecke der Tabelle (erste beschriebene Zelle). (Strg+Shift+Ende) bringt Sie zur letzten unteren beschriebenen Ecke.
Mit (Strg+a) wird das ganze Tabellenblatt markiert.
Bearbeiten und Ändern von Zellinhalten
Navigieren Sie zu der Zelle, die bearbeitet werden soll!Sie können direkt in der Zelle schreiben. Bitte beachten Sie, dass vorherige Zellinhalte dabei gelöscht werden.
Möchten Sie den Inhalt einer Zelle editieren, so öffnen Sie mit (F2) das Eingabefeld. Hier können Sie, wie gewohnt, schreiben.
Um die Eingabe abzuschließen, drücken Sie (Enter). Mit (Esc) brechen Sie die Eingabe ohne Veränderungen ab.
Löschen von Zellinhalten, Zeilen und Spalten
Inhalte löschen
Inhalte werden direkt überschrieben. Zum Löschen von Teilinhalten stehen im Eingabefeld (F2) die üblichen Editier- und Löschfunktionen zur Verfügung.
Zellen löschen
Mit dieser Funktion sollten Sie sehr vorsichtig umgehen!
Wenn Sie eine Zelle löschen, bedeutet das, dass die Zelle verschwindet und Nachbarzellen, z. B. von unten oder rechts nachrücken.Dies kann die gesamte Tabellenstruktur durcheinander bringen.
Werden dagegen Zellinhalte gelöscht, verbleiben alle Zellen an ihren Plätzen.
Gehen Sie auf die Zelle, die gelöscht werden soll, und öffnen Sie mit (Shift+F10) das Kontextmenü!Gehen Sie hier auf „Zellen löschen“. Im folgenden Dialog können Sie entscheiden, in welcher Weise Zellen nachrücken sollen.
Zeilen und Spalten löschen
Gehen Sie in die Zeile bzw. Spalte, die gelöscht werden soll!Öffnen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Zellen löschen...“!Im folgenden Dialog können Sie auswählen, ob Zellen, Zeilen oder Spalten gelöscht werden sollen.
Verschieben und Einfügen von Zeilen und Spalten
Zum Kopieren und Verschieben von Zellinhalten können Sie die aus der Textverarbeitung gewohnten Befehle (Strg+c), (Strg+v), (Strg+x) einsetzen.
Zeilen und Spalten werden über das Kontextmenü ausgeschnitten und eingefügt.
Auch hier gilt: Wenn Zeilen oder Spalten gelöscht werden, rücken andere nach!
Suchen und Ersetzen
Gehen Sie im Menü auf BEARBEITEN–SUCHEN&ERSETZEN ... oder (Strg+f).
Geben Sie in den Dialog Ihren Suchbegriff ein und ggf. den Begriff, durch den das Wort ersetzt werden soll. Bestätigen Sie mit „Suchen“ bzw. „Ersetzen“.
Der Dialog muss gesondert geschlossen werden!
Daten sortieren
Die Sortierung kann nur innerhalb von Spalten erfolgen:
- Markieren Sie den Datenbereich, der sortiert werden soll!
- Gehen Sie im Menü auf DATEN–SORTIEREN...!
- Stellen Sie das Sortierkriterium (auf- bzw. absteigend) und die zu sortierende Spalte ein und bestätigen Sie mit „ok“!
Bitte beachten Sie, dass nur die Zellen sortiert werden, die auch markiert wurden!
Autoausfüllfunktion
Wenn Sie in einer Zeile oder Spalte eine Aufzählung (z. B. 1, 2, 3, 4 ... oder Mo, Di, Mi ...) erzeugen möchten, können Sie hierzu die Ausfüllfunktion verwenden:
- Geben Sie in eine Spalte den Anfang einer Reihe ein, z. B. Zelle A1=Mo, Zelle A2=Di ...!
- Markieren Sie den Bereich der Spalte, der automatisch ausgefüllt werden soll – beginnend mit dem Anfang der Reihe!
- Gehen Sie im Menü auf BEARBEITEN-AUSFÜLLEN-REIHE...!Im folgenden Dialog stellen Sie die „Richtung“ (oben, unten) und den „Reihentyp“ (z.B. Datum, Auto-Ausfüllen) ein!
- Bestätigen Sie mit „ok“!
Bitte prüfen Sie immer, ob der Reihentyp zu Ihrer Reihe passt.
Beispiel: Die Reihe Mo, Di, Mi ... passt nicht auf den Typ „Arithmetisch“.Der Reihentyp „Auto-Ausfüllen“ passt bei den meisten Reihen.
Tabellenblätter verwalten
Ein Calc-Dokument kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen.Standardmäßig enthält es drei Tabellenblätter (Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3). Mit (Strg+Bild hoch bzw. runter) wechseln Sie zwischen den einzelnen Blättern.
Tabellenblatt einfügen, löschen oder verschieben
Über das Menü EINFÜGEN-TABELLE... fügen Sie ein leeres Tabellenblatt ein.
In diesem Dialog können Sie einstellen, wie viele Tabellenblätter eingefügt werden sollen, wie sie heißen und wo sie eingefügt werden.
Über das Menü BEARBEITEN-TABELLE-LÖSCHEN... löschen Sie das aktuelle Tabellenblatt. Bestätigen Sie mit „ok“!
Über das Menü BEARBEITEN-TABELLE-VERSCHIEBEN/KOPIERN... verschieben Sie das aktuelle Tabellenblatt entweder innerhalb der Calc-Datei oder kopieren es in ein anderes Dokument. Bestätigen Sie mit „ok“!
Tabellenblätter umbenennen
Über FORMAT-TABELLE-UMBENENNEN... vergeben Sie Ihren Tabellenblättern Namen.
Formeln und Funktionen
Voreinstellungen
Die Funktionsliste im Menü EINFÜGEN darf nicht aktiviert sein, ansonsten gibt SUE nicht aus, dass die aktive Zelle eine Formel enthält.
Arithmetische Formeln
Formeln sind Berechnungsanweisungen, mit deren Hilfe Sie Tabellendaten auswerten können. Formeln lassen sich direkt in eine Zelle oder in die Eingabezeile eintragen.
Standardmäßig zeigt Calc in der Eingabezeile die Formel und in der Zelle das Ergebnis an. Nach jeder Veränderung in der Tabelle werden automatisch alle Formeln neu berechnet und die aktuellen Ergebnisse angezeigt.
Formeln auf Tabellenzellen anwenden
Die Eingabe einer Formel wird immer mit einem Gleichheitszeichen (=) eingeleitet.
Sie kann entweder direkt eingegeben oder mit dem Formelassistenten erstellt werden. Für Blinde empfiehlt es sich derzeit noch, die Formel direkt von Hand einzugeben.
Formeln beziehen sich auf Zellen und deren Koordinaten. Koordinaten einer Zelle werden als Zellbezüge bezeichnet, z. B. A1, B3, F5 für einzelne Zellen.
Konstante Werte sind vorgegebene feste Werte, die sich nicht aus einer Berechnung ergeben. Konstante Werte können nur innerhalb der Formel selbst eingegeben oder geändert werden. Beispiele für konstante Werte sind Zahlen (z. B. 500, 75%, 1200 €) oder Texte (z. B. "Auswertung", "2008").
Eine Formel wird folgendermaßen eingegeben:
- Markieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis der Formel angezeigt werden soll!
- Geben Sie über die Tastatur ein Gleichheitszeichen ein!
- Geben Sie anschließend die Formel ein!
- Schließen Sie die Eingabe mit (Enter) ab!
Mathematische Operatoren
Folgende Operatoren stehen für die Berechnungen zur Verfügung:
+ Addition
- Subtraktion
* Multiplikation
/ Division
^ Potenz
Mithilfe von Klammern ( ) kann die Reihenfolge der Berechnung beeinflusst werden. Klammern können dabei auch geschachtelt werden.
Fehlermeldungen in Ergebnissen: #NAME?, #DIV/0!, #REF!
Wenn eine Formel einen Fehler enthält, etwa weil Sie sich vertippt haben oder weil eine Division durch Null vorkommt, zeigt Ihnen Calc in der entsprechenden Zelle einen Fehlercode an.
In der folgenden Tabelle ist eine Übersicht zu den wichtigsten Fehlercodes und den dazu gehörigen Ursachen dargestellt.
| Navigation auf dem Desktop | ||
| #REF! | Fehler: Ungültiger Bezug | Überprüfen Sie Zellbezüge, die sich eventuell durch Löschen von Zellen geändert haben! |
| #NAME? | Fehler: Ungültiger Name | Namen von Zellen oder Zellbereichen wurden falsch geschrieben oder existieren nicht. Prüfen Sie die Schreibweise der Namen! |
| #WERT! | Fehler: Kein Ergebnis | Der Datentyp des Arguments stimmt nicht mit der erforderlichen Syntax überein. Überprüfen Sie die Argumente der Formel! |
| #NV | Fehler: Wert nicht verfügbar | Die Formeln enthalten möglicherweise Bezüge auf leere Zellen. Überprüfen Sie die Vorgängerzelle! |
| #DIV/0! | Fehler: Division durch Null | Calc hat versucht, durch 0 zu dividieren. Überprüfen Sie, ob die Formel auf die richtigen Zellbezüge zugreift! |
| Err:501 | Fehler: Ungültiges Zeichen | Die Formel enthält ein nicht zulässiges Zeichen. Überprüfen Sie die Schreibweise! |
| Err:502 | Fehler: Ungültiges Argument | Überprüfen Sie die Argumente der Formel! Der Datentyp des Arguments stimmt nicht mit der Syntax überein, oder das Argument liegt nicht im korrekten Wertebereich. |
| Err:504 | Fehler in der Parameterliste | Sie haben falsche Argumente verwendet, beispielsweise einen Text statt einer Zahl. Überprüfen Sie die Argumente in der Formel! |
| Err:508 | Fehler in der Klammerung | Überprüfen Sie die Klammersetzung in der Formel! Die Anzahl der Klammern "("und")" stimmt nicht überein. |
| Err:509 | Fehler: Fehlender Operator | In der Formel fehlt ein Operator.
Beispiel: =(A1+A2)2 statt =(A1+A2)/2
|
| Err:510 | Fehler: Fehlende Variable | In der Formel fehlt eine Variable, also eine Konstante oder ein Zellbezug.
Beispiel: =A1+*A3 statt =A1+A2*A3 |
| Err:511 | Fehler: Fehlende Variable | Eine Funktion erfordert mehr Argumente als angegeben wurden. |
| Err:522 | Fehler: Zirkuläre Referenz | Die Formel bezieht sich direkt oder indirekt auf sich selbst. Überprüfen Sie die Zellbezüge! |
Relative bzw. absolute Zellbezüge in Formeln
Relative Bezüge
Beim Kopieren von Formeln (auch mit der Ausfüllfunktion) bietet Calc einen besonderen Vorteil. Wird eine Zelle, die eine Formel enthält, kopiert, so werden die Formel und deren Bezüge an der Zielposition eingefügt.
Die in der Formel verwendeten Koordinaten passen sich automatisch an die neue Position an und werden dabei relativ zur Ausgangsposition verändert. Deshalb werden diese Koordinaten (Bezüge) als relative Bezüge bezeichnet.
Calc merkt sich die Positionen der Zellbezüge relativ zur Formelzelle, beispielsweise die Position der Zellbezüge A1 und A2 zur Formelzelle A3.
Durch das Ausfüllen erscheint die neue kopierte Formel eine Zelle weiter rechts, links, oben oder unten. Die relativen Positionen der Zellbezüge werden daher auch um 1 erhöht bzw. vermindert.
Beim Ausfüllen nach rechts bzw. links werden die Spaltenangaben an die neue Spalte angepasst, beispielsweise von A nach B. Das Ausfüllen nach unten bzw. oben bewirkt eine Anpassung der Zeilenbezüge, beispielsweise von 1 nach 2.
Absolute Bezüge
In vielen Fällen ist es wichtig, dass beim Kopieren von Formeln Zellbezüge nicht verändert werden.
Absolute Bezüge bleiben beim Kopieren von Formeln mit den ursprünglichen Koordinaten erhalten. Absolute Bezüge erhalten vor der Spalten- und Zeilenbezeichnung ein Dollarzeichen ($).
Beispiel:
Die Zellen der Spalte A sollen summiert werden. Wir nehmen an, dass Werte in A1 bis A5 stehen. In A6 steht die Formel: =SUMME(A1:A5)Nun wird eine Zeile zur Aufnahme eines weiteren Wertes vor der Formelzeile eingefügt, so dass nun Werte in A1 bis A6 und die Formal in A7 stehen. Öffnet man die Formel in Zelle A7 mit (F2), sieht man: =SUMME(A2:A6).Das liegt daran, dass Calc standardmäßig relative Bezüge verwendet. Das bedeutet, dass 5 Zellen oberhalb der Formel summiert werden. Will man, dass immer von A1 bis Ax summiert wird, muss mindestens die Zeilenkoordinate der Startzelle einen absoluten Bezug haben.
Die Formel lautet dann: =SUMME(A$1:A6)
Gemischte Bezüge
Neben relativen und absoluten Bezügen können Sie in Calc auch gemischte Bezüge in Formeln verwenden. Bei gemischten Bezügen bleibt beim Kopieren von Formeln derjenige Teil des Zellbezugs unverändert, vor dem sich ein Dollarzeichen befindet.
Funktionen
Funktionen sind spezielle vorgefertigte Formeln, mit denen Sie schnell viele Standardberechnungen durchführen können. So können Sie z. B. Summen oder Mittelwerte berechnen. Die Funktionsbeschreibung legt die Bestandteile und Schreibweise einer Funktion, auch Syntax genannt, fest.
Eine Funktion wird in der folgenden Form beschrieben:
FUNKTIONSNAME(Argument1;Argument2;...)
Jede Funktion besitzt einen eindeutigen Funktionsnamen, der meist das Resultat beschreibt. Funktionen benötigen bestimmte Informationen (Argumente), um die jeweiligen Berechnungen durchführen zu können. Argumente können z.B. Zahlen oder Texte sein.
Bei der Eingabe von Funktionen müssen Sie nicht auf Groß- bzw. Klein-schreibung achten! Calc wandelt alle Funktionsnamen in Großbuchstaben um.
SUMME, MITTELWERT, MINIMUM, MAXIMUM
Funktionen werden, wie folgt, eingesetzt:
- Gehen Sie in die Zelle, in der das Ergebnis ausgegeben werden soll!
- Geben Sie ein =-Zeichen gefolgt vom Funktionsnamen ein!
- Fügen Sie in runden Klammern die Argumente hinzu!
Beispiele - Die Argumente beziehen sich auf den Bereich A1 bis A5
= SUMME (A1:A5) addiert den Inhalt der Zellen A1 bis A5
= MITTELWERT (A1:A5) ermittelt den Durchschnitt der Zellinhalte A1 bis A5
= MIN (A1:A5) ermittelt den kleinsten Wert
= MAX (A1:A5) ermittelt den höchsten Wert
Sie können die Funktionen auch in Formeln verwenden und miteinander kombinieren.
Über EINFÜGEN-FUNKTION... steht auch ein graphischer Formelassisten zur Verfügung, der sich zum jetzigen Zeitpunkt für blinde Nutzer noch nicht eignet. Sie können ihn jedoch nutzen, um die verschiedenen Funktionen kennen zu lernen.
Bedingte Ausgabe
Mit der Funktion WENN können Sie die Ausführung einer Formel von einer Bedingung abhängig machen. Je nachdem, ob sie zutrifft oder nicht, liefert die Funktion unterschiedliche Ergebnisse.
Syntax: WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)
Zur Formulierung einer Bedingung werden zwei Werte miteinander verglichen. Dafür sind sogenannte Vergleichsoperatoren erforderlich.
Diese sind:
= (gleich)
<> (ungleich)
< (kleiner)
< (größer)
<= (kleiner oder gleich)
>= (größer oder gleich)
Beispiel: =WENN(B4<1000;B4*4%;B4*8%)
Ist die Bedingung erfüllt, wird der Dann_Wert ausgewertet.Andernfalls wird der Sonst_Wert ausgewertet.
Bedingungen verknüpfen
Mithilfe der logischen Funktionen UND, ODER und NICHT lassen sich mehrere Bedingungen miteinander verknüpfen. Die Funktionen werden als Argument Prüfung in die Funktion WENN eingefügt.
UND-Funktion
UND (Wahrheitswert1; Wahrheitswert2;...)
Diese Funktion liefert das Ergebnis Wahr, wenn alle Bedingungen (maximal 30) Wahr sind.
Beispiel:Wenn der Umsatz zwischen 20.000 und 30.000 liegt, soll in die Zelle das Wort Ok, ansonsten das Wort Nachfragen eingetragen werden.
=WENN(UND(UMSATZ>=20000;Umsatz<=30000);“Ok“;“Nachfragen“)
ODER-Funktion
ODER(Wahrheitswert1; Wahrheitswert2;...)
Diese Funktion liefert das Ergebnis Wahr, wenn mindestens eine der Bedingungen (maximal 30) Wahr ist.
Beispiel: Wenn in Zelle A8 nichts oder in Zelle A10 eine 0 eingetragen ist, dann soll die Meldung Keine Werte eingetragen ausgegeben werden.
=WENN(ODER(A8=“ “;A10=0);“Keine Werte eingetragen“;“ “)
NICHT-Funktion
NICHT(Wahrheitswert)
Die Funktion NICHT kehrt den Wahrheitswert der Bedingung um. Wahr wird zu Falsch und umgekehrt.
Datentypen
Zur Vereinfachung der Eingabe und zur Behandlung von Daten können Zellen bestimmten Typen zugeordnet werden. So wird in einer Währungszelle der Wert automatisch um den Dezimalpunkt (,00) und das Währungszeichen ergänzt.
Bestimmte mathematische Funktionen verhalten sich unterschiedlichen Datentypen gegenüber entsprechend anders.
Beispiel: Addiert man 5 zu einer Dezimalzahl, bekommt man wieder eine Dezimalzahl. Dagegen wird beim Datum die 5 als „Tage“ interpretiert. Die Additionsoperation muss automatisch Tatsachen wie Monatswechsel, Jahreswechsel und Schaltjahr berücksichtigen.
Alle hierfür notwendigen Einstellungen werden im Dialog FORMAT-ZELLEN... vorgenommen.Voraussetzung ist, dass Sie den Bereich, z. B. ganze Zeilen bzw. Spalten oder einzelne Zellen vorher markiert haben.
Dezimaldarstellung
- Öffnen Sie den Dialog FORMAT-ZELLEN...!Standardmäßig landen Sie im Seitenreiter „Zahlen“.Es gibt noch 6 weitere Seitenreiter.In diesem Seitenreiter können Sie eine Kategorie, das Format und die Sprache auswählen.
- Wählen Sie bei „Kategorie“ Zahl aus! Hier können Sie festlegen, wie viele Nachkomma-Stellen und führende Nullen automatisch ergänzt werden sollen.
- Bestätigen Sie mit „ok“!
Beachten Sie, dass die Zahlen bei eingestellten Nachkomma-Stellen automatisch gerundet werden.Es besteht die Möglichkeit, große Zahlen optisch zu gliedern.
Währungsformat
Sie befinden sich noch im Seitenreiter „Zahlen“!
Wählen Sie in der Kategorie „Währung“ aus, so wird standardmäßig die Zahl mit zwei Nachkommastellen und einem Währungszeichen dargestellt.
Wünschen Sie eine andere Darstellung, so können die Formate individuell verstellt werden. Bei großen Rechnungen wird erst das Ergebnis gerundet.
Zeit- und Datumsformat
Neben der Darstellung unterscheiden sich diese beiden Formate wesentlich in ihrer Handhabung.
Beispiel
Addiert man im Zahlformat 23+4 ist das Ergebnis 27.
Addiert man hingegen im Datentyp „Zeit“ 23:00+4:00, erhält man als Ergebnis 3:00, denn die 23:00 steht für 23 Uhr – dazu werden 4 Stunden dazu gezählt.
Mit dem Datumsformat lassen sich durch die Subtraktion zweier Daten Tagesdifferenzen und durch die Addition von Tagen zu einem Datum das Zieldatum errechnen. Manche Funktionen erfordern Argumente in diesen Formaten und unterstützen Berechnungen mit Zeit und Datum.
Formatierung
Zellen Formatieren
Schrift
Über das Menü FORMAT-ZELLEN... oder (Strg+1) öffnet sich der Dialog „Zellen formatieren“. Er besteht aus den Seitenreitern „Zahlen“, „Schrift“, „Schrifteffekt“, „Ausrichtung“, „Umrandung“, „Hintergrund“ und „Zellschutz“.
Befinden Sie sich innerhalb der Seitenreiter-Navigation, bewegen Sie sich mit (Pfeil links/rechts) zwischen den einzelnen Bereichen.
Befinden Sie sich innerhalb eines Seitenreiters, navigieren Sie mit (Strg+Tab) zwischen den einzelnen Reitern.
Zum Auswählen der Schriftart, des Schriftschnitts und der Schriftgröße gehen Sie auf den Seitenreiter „Schrift“.
Schrifteffekte, wie z. B. Fett, Unterstreichung oder Schriftfarbe werden im Seitenreiter „Schrifteffekt“ definiert.
Ausrichtung
Über das Menü FORMAT-ZELLEN... oder (Strg+1) öffnet sich der Dialog „Zellen formatieren“. Die Ausrichtung des Zellinhaltes erfolgt über den Seitenreiter „Ausrichtung“.
Text wird standardmäßig linksbündig, Zahlen dagegen rechtsbündig ausgerichtet.
Ist der „Automatischer Zeilenumbruch“ aktiviert, wird der Zellinhalt am rechten Spaltenrand umgebrochen. Ansonsten ist bei zu langem Text nur ein Teil sichtbar – der Rest wird durch die nächste Zelle überdeckt.
Bei engen Spalten können die Überschriften über „Winkel“ schräg angeordnet werden.Hier empfiehlt sich ein Winkel zwischen 45 und 90 Grad.
Umrandung
Über das Menü FORMAT-ZELLEN... oder (Strg+1) öffnet sich der Dialog „Zellen formatieren“. Über den Seitenreiter „Umrandung“ lassen sich Art der Umrandung, Schatten, Liniendicke und Abstand zum Inhalt bestimmen.
Wenn Sie mit (Tab) in den Seitenreiter gehen, gelangen Sie zur Linienanordnung. Dies wird nicht automatisch angesagt. Mit (Pfeil links/rechts) wählen Sie die Art der Umrandung aus.
Zellen verbinden
Soll z. B. eine Überschrift oder ein Titel über eine Tabelle gesetzt werden, so verbindet man mehrere Zellen miteinander.Dazu müssen zuerst die Zellen markiert werden.
Über das Menü FORMAT-ZELLEN ZUSAMMENFASSEN-ZELLEN VERBINDEN wird aus mehreren Zellen eine einzelne erzeugt. Dies ist sowohl für nebeneinander als auch für untereinander liegende Zellen möglich.
Beim Navigieren werden verbundene Zellen als eine angesehen und dementsprechend übersprungen. Zusätzlich wird angesagt, dass die Zellen verbunden sind.
Der Menüpunkt ZUSAMMENFÜHREN UND ZENTRIEREN verbindet die Zellen und zentriert den Inhalt. Dies ist vor allem für einen Titel sinnvoll.
Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen
- Markieren Sie die Spalte bzw. die Zeile, die angepasst werden soll!
- Gehen Sie im Menü auf FORMAT-SPALTE-BREITE...!
- Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Spaltenbreite angeben können.
- Bestätigen Sie mit „OK“!
Über FORMAT-SPALTE-OPTIMALE BREITE passt Calc die Breite der Spalte dem Inhalt an.Dementsprechende Einstellungen können auch für die Zeile vorgenommen werden.
Zeilen und Spalten fixieren
Wenn Sie mit einer großen Tabelle arbeiten, kann es sinnvoll sein, die Überschriftenzeilen und -spalten zu fixieren. Beim Bewegen in der Tabelle bleiben die Überschriften dauerhaft eingeblendet; den nicht fixierten Bereich können Sie mit den Bildlaufleisten nach oben und unten verschieben.
Dazu markieren Sie die Zelle direkt unter bzw. rechts neben der zu fixierenden Überschriftenzeile oder -spalte.
Aktivieren Sie den Menüpunkt FENSTER-FIXIEREN!
Um die Fixierung wieder zu entfernen, deaktivieren Sie den Menüpunkt FENSTER-FIXIEREN.
Beispiel:
Wollen Sie, dass die Zeilenüberschriften in Zeile 1 immer sichtbar sind, so stellen sie den Cursor auf die Zelle A2 und aktivieren die Fixierung.Soll zusätzlich die Spalte A fixiert werden, so stellen Sie sich in die Zelle B2.
Diagramme
Diagramme erstellen
- Markieren Sie den Bereich einer Tabelle, der als Diagramm dargestellt werden soll!
- Markieren Sie dabei auch Zeilen- und Spaltenüberschriften, da die Bezeichnungen ins Diagramm übernommen werden!
- Rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN-DIAGRAMM... auf!
- Der Diagramm-Assistent wird geöffnet. Hier werden in verschiedenen Schritten Daten, Eigenschaften und Darstellung Ihres Diagramms abgefragt.
Die Schritte sind:
- Diagrammtyp
- Datenbereich
- Datenreihen
- Diagrammelement
Bei Schritt 1 können Sie den Diagrammtyp und dessen Aussehen definieren.Die Liste für das Aussehen muss mit (Pfeil links/rechts) navigiert werden.
Sind Sie mit den Standardeinstellungen zufrieden, können Sie den Assistenten mit „Fertig stellen“ beenden, ansonsten geht es weiter mit Schritt 2.
Schritt 2 zeigt den Datenbereich an, den Sie markiert haben.
Ebenso werden bei Schritt 3 markierte Bereiche ausgegeben.Bei Schritt 2 und 3 sollten keine Änderungen vorgenommen werden!
Im 4. Schritt können einzelne Diagrammelemente, wie z. B. Titel,X- oder Y-Achse beschriftet werden.
Bestätigen Sie nun Ihre Eingaben mit „Fertig stellen“!
Das Diagramm wird direkt an die letzte Daten-Spalte als Grafik eingefügt.
Nach der Fertigstellung befindet sich der Fokus auf der Grafik. Das bedeutet, dass Sie z. B. mit den Cursor-Tasten die Grafik verschieben und nicht durch die Tabelle navigieren. (Esc) bringt den Fokus zur Tabelle zurück.
Im Navigator (F5) können Sie unter OLE-Objekt die Grafik erneut fokussieren.
Dann haben Sie die Möglichkeit, diese weiter zu bearbeiten, zu kopieren usw. (siehe Kontextmenü).
Diagramme bearbeiten
Um ein Diagramm nachträglich zu bearbeiten, muss es zunächst fokussiert werden. Öffnen Sie dazu im Navigator (F5) unter OLE-Objekt die Grafik!
Öffnen Sie das Kontextmenü!
Hier können bereits Änderungen wie Titel und Achsenbeschriftung vorgenommen werden.
Möchten Sie grundsätzliche Änderungen, wie Diagrammtyp oder Datenreihe ändern, so wählen Sie im Kontextmenü zunächst den Menüpunkt BEARBEITEN aus.
Es ist keine Veränderung sichtbar – die Grafik befindet sich nun im Bearbeitungs-Modus. Öffnen Sie erneut das Kontextmenü. Es unterscheidet sich komplett vom vorherigen. Hier können Sie z. B. den Diagrammtyp ändern.
Der Dialog zum nachträglichen Ändern des Diagrammtyps ist zur Zeit noch nicht zugänglich!
Ausdruck
Über die Drucken-Funktion (Strg+p) wird standardmäßig derjenige Teil der aktuellen Tabelle ausgedruckt, der Daten enthält. Dabei werden alle Standardeinstellungen des aktuellen Druckers verwendet und die Daten bei Bedarf automatisch auf verschiedenen Seiten gedruckt.
Durch individuelle Veränderungen des Seitenlayouts und Festlegung eines Druckbereichs können Sie genau bestimmen, welcher Datenbereich gedruckt wird und wie der Ausdruck auf den Seiten erscheinen soll.
Vorbereitungen
Die meisten Tabellen sind so breit, dass sie nicht auf eine DIN A4-Seite passen. Ziel ist es aber, zumindest die Breite der Tabelle auf einer Seite abzubilden.
Stellen Sie sich vor dem Druck folgende Fragen:
- Werden alle Spalten benötigt oder können einige ausgeblendet werden?
- Sollen alle Zeilen gedruckt oder können unwichtige Daten ausgeblendet werden?
- Schafft Querformat Abhilfe?
- Sind Zeilen- und Spaltenüberschriften definiert und werden diese auf allen Seiten benötigt?
Einstellungen
Seiteneinstellungen
Unter FORMAT-SEITE... öffnet sich ein Dialog mit 7 Seitenreitern.
Mit (Strg+Tab) wechseln Sie zwischen den einzelnen Seitenreitern.
Auf die Seitenreiter „Seite“, „Kopf- bzw. Fußzeile“ und „Tabelle“ wird im Folgenden näher eingegangen.
Seitenreiter „Seite“
Hier stellen Sie das Seitenformat (hoch/quer) und die Seitenränder ein.
Seitenreiter „Kopf- bzw. Fußzeile“
Zum Anlegen einer Kopf- bzw. einer Fusszeile müssen Sie das Kontrollkästchen aktivieren. Dies bietet sich z. B. zur Durchnummerierung der Seiten an.Zusätzlich lassen sich hier Rahmen und Abstände definieren.
Seitenreiter „Tabelle“
Hier lassen sich Zeilen- und Spaltenköpfe ein- und ausblenden, Tabellengitter anzeigen und das Dokument skalieren.
Beim Skaliermodus sollte „Druckbereich(e) auf Breite/Höhe anpassen“ ausgewählt werden. Bei „Breite in Seiten“ soll 1 eingestellt sein; das bedeutet, dass die gesamte Tabellenbreite auf eine Seitenbreite angepasst wird.
Die „Höhe in Seiten“ stellt man besser großzügig ein, da sonst die Länge einer Tabelle auf wenige Seiten gequetscht wird.
Druckbereicheinstellungen
Wiederholungszeile bzw. -spalte
Bei Tabellen, die auf mehr als eine Seite gedruckt werden, sollten die Spaltentitel bzw. Zeilentitel auf jeder Seite des Ausdrucks wiederholt werden.
Diese Einstellung nehmen Sie im Menüpunkt FORMAT-DRUCKBEREICHE-BEARBEITEN vor. In die Eingabefelder „Wiederholungszeile“ und „Wiederholungsspalte“ geben Sie die Koordinaten für die gewünschten Wiederholungsspalten- und zeilen ein.
Beispiel: $1 wiederholt die erste Zeile
Zellbereiche Drucken
- Markieren Sie die Spalten, Zeilen oder Zellbereiche, die gedruckt werden sollen!
- Gehen Sie im Menü auf FORMAT-DRUCKBEREICH-HINZUFÜGEN!Der Befehl wird ohne Bestätigung ausgeführt und Sie befinden sich erneut in der Tabelle.
- Unter FORMAT-DRUCKBEREICH-BEARBEITEN können Sie den Druckbereich einsehen und nachträglich verändern. Es können gleichzeitig mehrere Druckbereiche nebeneinander existieren.
Für Blinde ist es ratsam, dies vor jedem Ausdruck zu kontrollieren und ggf. alle Druckbereiche zu löschen und neu zu erstellen.
Überprüfen und Ausdruck
Vor einem Ausdruck sollten Sie die Tabelle in der Seitenansicht kontrollieren.Dort wird Ihnen angezeigt, wie sich die Tabelle bei einem Ausdruck auf dem aktuellen Standarddrucker auf die einzelen Seiten verteilt.Diese Funktion ist für Blinde nicht zugänglich!
Rufen Sie den Menüpunkt DATEI-SEITENANSICHT auf! Wenn das Ergebnis Ihren Wünschen entspricht, können Sie den Ausdruck starten. Über „Seitenansicht schließen“ gelangen Sie wieder in die Tabellenansicht.
